1. Die Zwölf-Monats-Frist (§ 556 Abs. 3 BGB)
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Beispiel: Für das Kalenderjahr 2025 muss sie bis zum 31.12.2026 beim Mieter sein. Es zählt der Zugang, nicht das Absenden. Wer die Frist versäumt, kann keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen.
Ausnahme: Wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben, gilt die Frist nicht. Das ist selten, und Sie müssen es belegen können.
2. Welche Kosten sind umlagefähig?
Welche Kosten Sie umlegen dürfen, zählt § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend auf:
- Grundsteuer (Nr. 1)
- Wasserversorgung und Abwasser (Nr. 2 und 3)
- Heizung und Warmwasser (Nr. 4 bis 6), abgerechnet nach der Heizkostenverordnung
- Aufzug (Nr. 7)
- Straßenreinigung und Müllabfuhr (Nr. 8)
- Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung (Nr. 9)
- Gartenpflege (Nr. 10)
- Beleuchtung von Treppenhaus und Außenanlagen (Nr. 11)
- Schornsteinreinigung (Nr. 12)
- Sach- und Haftpflichtversicherung (Nr. 13)
- Hauswart (Nr. 14). Achtung: Nur Tätigkeiten, die nicht schon an anderer Stelle abgerechnet sind.
- Gemeinschaftsantenne und Kabel (Nr. 15). Die Kabelgebühren sind seit dem 01.07.2024 nicht mehr umlagefähig, den Betriebsstrom der Anlage und ihre regelmäßige Prüfung dürfen Sie weiter umlegen.
- Wäschepflege (Nr. 16)
- Sonstige Betriebskosten (Nr. 17), aber nur, wenn der Mietvertrag sie ausdrücklich nennt, zum Beispiel die Wartung der Rauchwarnmelder.
3. Was ist nicht umlagefähig?
- Verwaltungskosten, also auch das Honorar der Hausverwaltung (§ 1 Abs. 2 BetrKV).
- Instandhaltung und Instandsetzung: Reparaturen und Schäden, auch nicht anteilig.
- Wartung mit Reparaturanteil, zum Beispiel ein Heizungsnotdienst, der einen Defekt behebt. Nur der reine Wartungsanteil ist umlagefähig.
- Modernisierung: Dafür gibt es die Mieterhöhung nach § 559 BGB.
4. Umlageschlüssel und Heizkosten
Regelt der Mietvertrag nichts anderes, werden die Kosten nach Wohnfläche verteilt. Möglich sind auch diese Schlüssel:
- nach Personenzahl, etwa für Müll
- nach Verbrauch, etwa für Wasser mit Zähler
- nach Wohneinheiten, etwa für den Aufzug
Heizkosten: Nach der Heizkostenverordnung werden 50 bis 70 % nach Verbrauch verteilt, der Rest nach Wohnfläche.
5. Häufige Fehler
- Hauswart doppelt abgerechnet: Was schon unter Gartenpflege oder Hausreinigung steht, darf beim Hauswart nicht noch einmal auftauchen.
- Wartung und Reparatur vermischt: Die Wartung des Aufzugs ist umlagefähig, die Reparatur einer defekten Tür nicht. Lassen Sie sich Rechnungen getrennt ausstellen.
- Pauschale statt Vorauszahlung: Eine Nebenkostenpauschale ohne Abrechnung gilt nur, wenn sie im Mietvertrag klar so vereinbart ist. Sonst handelt es sich um eine Vorauszahlung, und Sie müssen abrechnen.
- Leerstand umgelegt: Die Kosten leerstehender Wohnungen trägt der Vermieter. Sie dürfen nicht auf die anderen Mieter verteilt werden.
- Belege nicht gezeigt: Der Mieter darf die Belege einsehen und hat bis zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit für Einwendungen (§ 556 Abs. 3 BGB). Solange Sie ihm die Einsicht verweigern, muss er eine Nachzahlung in der Regel nicht leisten.
6. Was ich dabei für Sie übernehme
- Ich prüfe jede Abrechnung auf die üblichen Lücken, bevor sie rausgeht.
- Ich lege die Kosten nach BetrKV um und halte fest, nach welchem Schlüssel.
- Die Heizkosten rechne ich nach der Heizkostenverordnung ab.
- Ich achte auf die Zwölf-Monats-Frist, damit Ihnen keine Nachzahlung verloren geht.
- Wenn Mieter die Belege sehen wollen, stelle ich sie zusammen.
Die Nebenkostenabrechnung übernehme ich auf Wunsch zur Mietverwaltung dazu. Was sonst dazugehört, steht auf der Seite Mietverwaltung am Bodensee.
Die Abrechnung abgeben
Wenn Sie sich nicht jedes Jahr selbst um die Nebenkostenabrechnung kümmern wollen, übernehme ich das, fristgerecht und nach BetrKV.
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