Datenschutz · Stand: 15. Oktober 2026

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Adrian Rottensteiner, Rottensteiner Hausverwaltung
Bildstock 26
88085 Langenargen
E-Mail: info@rottensteiner-hausverwaltung.de
Telefon: +49 159 08021771

Ich führe die Hausverwaltung allein. Wenn im Folgenden von „ich“ die Rede ist, bin ich als Verantwortlicher gemeint.

2. Server und Hosting

Webseite und Portale laufen auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Helsinki (Finnland). Beim Aufruf einer Seite verarbeitet der Server technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung), um die Seite auszuliefern. Ein Zugriffsprotokoll mit diesen Daten führt der Server nicht. Fehlermeldungen des Programms landen im Systemprotokoll des Servers und werden überschrieben, sobald es seine Größengrenze erreicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: ein sicherer und stabiler Betrieb.

3. Cookies und Speicher im Browser

Ich setze keine Tracking- oder Werbe-Cookies und binde keine Analyse-Dienste ein. Beim ersten Aufruf bekommt Ihr Browser ein Sitzungs-Cookie. Es ist technisch notwendig: Es schützt die Formulare der Portale gegen Missbrauch (CSRF-Schutz), zeigt Ihnen die Rückmeldung nach dem Absenden und hält Sie im Portal angemeldet. Es gilt vier Stunden ab dem letzten Aufruf; die zugehörigen Sitzungsdaten auf dem Server verfallen danach. Einer Einwilligung bedarf es dafür nicht (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Wer im Portal auf dem Handy den Hinweis „App auf den Home-Screen“ schließt, bei dem merkt sich der Browser das für 14 Tage im lokalen Speicher des Geräts. Dabei werden keine persönlichen Angaben gespeichert.

4. Anfragen über die Formulare

Über das Kontaktformular, die Anfrage für Eigentümer, die WEG-Anfrage und die Schadensmeldung schicken Sie mir Ihre Angaben: Name, Kontaktdaten und was Sie mir schreiben. Die Anfrage kommt als E-Mail bei mir an und wird zusätzlich als Datei auf dem Server gespeichert, von wo ich sie in meine Ablage übernehme. Die Kopie auf dem Server wird 90 Tage nach der Übernahme gelöscht. Sie bekommen eine Bestätigung per E-Mail. Ich verwende die Angaben nur, um Ihre Anfrage zu bearbeiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um ein Mandat oder einen Mietvertrag geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: mein Interesse, Ihre Anfrage zu beantworten. Anfragen, aus denen nichts wird, lösche ich, wenn die Sache erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

Wählen Sie bei der Schadensmeldung „Notfall“, bekomme ich zusätzlich eine Nachricht aufs Handy (siehe Abschnitt 9).

5. Mieterportal, Eigentümerportal und WEG-Portal

Anmeldung. Sie geben Ihre E-Mail-Adresse ein und bekommen einen Anmeldelink, der 15 Minuten gilt und nur einmal funktioniert. Passwörter gibt es nicht. Einen Zugang hat, wessen E-Mail-Adresse ich in Ihrer Akte führe. Endet Ihr Mietverhältnis oder Ihr Eigentum, endet auch der Zugang.

Was Sie sehen. Auf den Server kommt, woraus das Portal seine Seiten erzeugt: das Stammblatt des Hauses mit Einheiten, Namen, E-Mail-Adressen und Beträgen, die Zahlungen, die Termine, die Unterlagen, die ich freigebe, und bei einer WEG die Umlaufbeschlüsse. Jeder Zugang zeigt davon nur, was zu ihm gehört; Dokumente einer einzelnen Einheit sieht nur, wer dort heute wohnt oder Eigentümer ist. Alle übrigen Unterlagen Ihrer Akte bleiben auf meinem Rechner und in meiner verschlüsselten Datensicherung (Abschnitt 7). Bis zu ihrer Löschung liegt auf dem Server außerdem eine verschlüsselte Sicherungskopie meiner Akten vom September 2026.

Was Sie mir schicken. Nachrichten, Schadensmeldungen mit Fotos, Zählerstände, hochgeladene Dokumente und Anfragen speichert der Server, damit Sie den Verlauf im Portal sehen; ich übernehme sie in Ihre Akte. Auf dem Server bleiben sie danach ein Jahr, dann nur noch in der Akte. Sie bekommen eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Bei einer Schadensmeldung mit „Notfall“ bekomme ich zusätzlich eine Nachricht aufs Handy (Abschnitt 9).

Nachweis der Zugriffe. Das Portal hält fest, wer sich wann angemeldet und welches Dokument geöffnet hat, ohne IP-Adresse. Diesen Nachweis übernehme ich in die Akte; auf dem Server bleibt er danach 90 Tage. Wird ein Anmeldelink angefordert, speichert das Protokoll des Programms dazu die IP-Adresse; sie wird nach 90 Tagen entfernt.

Portal ausprobieren. Unter „Portal ausprobieren“ können Sie die drei Portale mit einem erfundenen Haus ansehen. Dafür geben Sie nichts ein; es gilt nur das Sitzungs-Cookie aus Abschnitt 3. Was Sie dort in ein Formular schreiben, verwirft der Server sofort; es wird weder gespeichert noch an mich weitergeleitet. Ihr Besuch kommt nicht in den Nachweis der Zugriffe.

Umlaufbeschluss (WEG). Stimmen Sie im WEG-Portal ab, werden Ihr Name, Ihre Einheit, die Stimme, der Zeitpunkt, die E-Mail-Adresse, mit der Sie angemeldet waren, und eine Prüfsumme gespeichert. Eine IP-Adresse oder Browserkennung speichere ich dabei nicht. Das ist der Nachweis Ihrer Erklärung in Textform nach § 23 Abs. 3 WEG. Sie bekommen eine Bestätigung als PDF; die Stimmen bleiben beim Beschluss und werden nicht gelöscht, solange der Beschluss nachgewiesen werden muss.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mietvertrag, Verwaltervertrag) und lit. c DSGVO, soweit das WEG oder das Mietrecht mich verpflichten.

6. Mietverhältnisse und Verwaltungsmandate

Für einen Miet- oder Verwaltungsvertrag verarbeite ich, was ich dafür brauche: Stammdaten, Bank- und Zahlungsdaten, Schriftverkehr, Schadens- und Wartungsvorgänge, Mietanpassungen und Abrechnungen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und lit. c DSGVO, etwa nach der Abgabenordnung, der Betriebskostenverordnung und dem Gebäudemodernisierungsgesetz. Geschäftsbriefe bewahre ich sechs Jahre auf, Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO); danach lösche ich sie.

7. Dienstleister

Ich setze folgende Dienstleister ein. Mit Hetzner besteht seit dem 1. Oktober 2026 ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO; er gilt für alle Leistungen meines Kundenkontos, also für Server, Datensicherung und Postfach.

Server: Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen; Rechenzentrum in Finnland.
Datensicherung: Hetzner Online GmbH (Storage Box), Rechenzentrum in Falkenstein, Deutschland. Dorthin geht täglich eine verschlüsselte Sicherung meiner Ablage, auch mit den Akten.
Postfach meiner Adresse info@rottensteiner-hausverwaltung.de: Hetzner Online GmbH (Webhosting), Rechenzentrum in Deutschland. Mails an diese Adresse kommen dort an und gehen als Kopie in mein Postfach bei Google. Über Hetzner gehen auch die Mails hinaus, die ich von dieser Adresse schreibe, und die Mails der Webseite und der Portale, etwa Anmeldelinks und Eingangsbestätigungen. Eine Kopie jeder Mail, die das Programm der Webseite verschickt, hält es 90 Tage in seinem Protokoll.
E-Mail, Kalender und Ablage der Mails: Google Ireland Limited, Dublin (Gmail, Google Kalender und Google Drive). Dort lese und schreibe ich meine Mails, und dort kommen die Hinweise der Webseite und der Portale an mich an, etwa zu einer Anfrage über das Kontaktformular; die Mails liegen dort in meinem Postfach. Eingehende Mails legt ein Programm in meinem Google Drive ab, von wo ich sie in meine Ablage übernehme. Fristen und Termine der Verwaltung, teils mit Namen, stehen auch in meinem Google Kalender.
Benachrichtigung im Notfall: Telegram, ohne Angaben zu Ihnen (Abschnitt 9).
KI-Assistent: Anthropic Ireland, Limited, Dublin (Claude, Abschnitt 8).

Google und Anthropic verarbeiten Daten auch außerhalb der EU, unter anderem in den USA. Die Übermittlung stütze ich auf den Angemessenheitsbeschluss für die USA (EU-US Data Privacy Framework, Art. 45 DSGVO), soweit der Anbieter dort zertifiziert ist, sonst auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

8. KI-Assistent

Die Webseite und die Portale arbeiten ohne KI. Für meine Büroarbeit auf meinem Rechner, also Ablage, Entwürfe von Schreiben und das Prüfen von Unterlagen, nutze ich einen KI-Assistenten (Claude von Anthropic). Dabei können Inhalte aus Ihrer Akte verarbeitet werden. Entscheidungen treffe ich selbst; jedes Schreiben prüfe und verschicke ich persönlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: eine sorgfältige und zügige Bearbeitung. Sie können widersprechen; dann bearbeite ich Ihre Unterlagen ohne den Assistenten.

9. Benachrichtigung im Notfall

Melden Sie über die Webseite oder das Portal einen Schaden als „Notfall“, schickt mir das Programm zusätzlich eine kurze Nachricht über Telegram aufs Handy, damit ich auch unterwegs sofort reagieren kann. Die Nachricht sagt nur, dass eine Notfallmeldung eingegangen ist. Angaben zu Ihnen, zur Anschrift oder zum Schaden enthält sie nicht; die stehen in der E-Mail. Anbieter ist Telegram (Telegram FZ-LLC, Dubai).

10. Mein Auftritt bei Instagram

Ab November 2026 stelle ich die Hausverwaltung auch mit einem Unternehmensprofil bei Instagram vor. Instagram wird in der EU von der Meta Platforms Ireland Limited, Dublin, Irland („Meta“) betrieben. Inhalte von Instagram sind auf dieser Webseite nicht eingebunden; Daten gehen an Meta erst, wenn Sie Instagram selbst aufrufen. Alles Wichtige zur Hausverwaltung finden Sie auch hier auf der Webseite.

Statistik (Insights). Wenn Sie mein Profil aufrufen, Beiträge ansehen oder darauf reagieren, wertet Meta das aus und zeigt mir die Ergebnisse als zusammengefasste Statistik, etwa wie viele Konten mein Profil und meine Beiträge erreicht haben und wie sie sich grob nach Altersgruppe, Geschlecht und Ort verteilen. Einzelne Personen erkenne ich darin nicht. Mit Namen oder Benutzernamen sehe ich nur, wer selbst sichtbar handelt: wer mir folgt, einen Beitrag mit „Gefällt mir“ markiert, kommentiert, eine Story ansieht oder mir schreibt.

Für diese Statistik gehe ich davon aus, dass ich gemeinsam mit Meta verantwortlich bin (Art. 26 DSGVO), wie es der Europäische Gerichtshof für Facebook-Seiten entschieden hat (Urteil vom 5. Juni 2018, C-210/16). Meta hat dafür eine Vereinbarung veröffentlicht, die „Seiten-Insights-Ergänzung bezüglich des Verantwortlichen“. Danach übernimmt Meta die Erfüllung der Pflichten aus der DSGVO für diese Daten, informiert über die Verarbeitung und beantwortet Anfragen betroffener Personen. Instagram nennt die Vereinbarung nicht ausdrücklich; eine eigene Fassung für Instagram habe ich bei Meta nicht gefunden (Stand: Oktober 2026). Was Meta darüber hinaus mit Ihren Daten macht, etwa für Werbung, entscheidet Meta allein; darauf habe ich keinen Einfluss. Meta verarbeitet Daten auch in den USA. Einzelheiten, auch zu Metas Rechtsgrundlagen, stehen in der Datenschutzrichtlinie von Instagram und in Metas Informationen zu Seiten-Insights.

Meine Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: mein berechtigtes Interesse, die Hausverwaltung dort vorzustellen, mit Interessenten in Kontakt zu kommen und zu sehen, welche Beiträge ankommen.

Nachrichten und Kommentare. Schreiben Sie mir bei Instagram, sehe ich Ihr Profil und Ihre Nachricht. Ich verwende sie nur, um Ihnen zu antworten; persönliche Angaben daraus übernehme ich nicht in meine Kundenakten. Anfragen zu einem Mandat, einem Mietverhältnis oder einem Schaden schicken Sie mir bitte lieber per E-Mail an info@rottensteiner-hausverwaltung.de oder über die Formulare dieser Webseite (Abschnitt 4); dann liegen sie nicht zusätzlich bei Meta. Unterhaltungen in meinem Instagram-Postfach lösche ich, wenn die Sache erledigt ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um ein Mandat oder einen Mietvertrag geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: mein Interesse, Ihre Nachricht zu beantworten.

Widerspruch und Ihre Rechte. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten für meinen Auftritt bei Instagram und für die Statistik aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Dieses Recht und Ihre übrigen Rechte (Abschnitt 12) können Sie bei mir und bei Meta geltend machen (Art. 26 Abs. 3 DSGVO). Anfragen zur Statistik leite ich an Meta weiter, weil ich dort nur zusammengefasste Zahlen sehe. Für Meta ist die irische Datenschutzaufsicht (Data Protection Commission) federführend; beschweren können Sie sich auch bei der Behörde aus Abschnitt 13.

11. Speicherfristen im Überblick

Was	Wie lange
Anmeldelink für das Portal	gilt 15 Minuten, gelöscht nach einem Tag
Sitzungs-Cookie und Sitzungsdaten	vier Stunden ab dem letzten Aufruf
IP-Adresse bei der Anforderung eines Anmeldelinks	90 Tage
Nachweis der Zugriffe (ohne IP-Adresse)	in der Akte; auf dem Server 90 Tage nach der Übernahme
Kopie verschickter Mails im Protokoll des Programms	90 Tage
Anfrage über die Webseite, Kopie auf dem Server	90 Tage nach der Übernahme in meine Ablage
Nachrichten, Meldungen, Fotos und Dokumente aus dem Portal, Kopie auf dem Server	ein Jahr nach der Übernahme in Ihre Akte
Nachrichten an mich bei Instagram, in meinem Instagram-Postfach	bis die Sache erledigt ist
Portal-Zugang nach Ende des Mietverhältnisses oder Verkauf	sofort gesperrt, sechs Monate danach gelöscht
Stimmen zu Umlaufbeschlüssen	beim Beschluss, solange er nachgewiesen werden muss
Unterlagen der Akte	sechs Jahre (Geschäftsbriefe), acht Jahre (Buchungsbelege), zehn Jahre (Bücher und Aufzeichnungen), § 147 Abs. 3 AO

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Das Portal müssen Sie nicht nutzen: Sagen Sie mir kurz Bescheid, dann bekommen Sie Ihre Unterlagen per Post oder E-Mail. Für alle Anliegen genügt eine formlose Nachricht an info@rottensteiner-hausverwaltung.de.

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart, baden-württemberg.datenschutz.de.

14. Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Jede Maßnahme mit rechtlicher oder wirtschaftlicher Wirkung, etwa ein Mietvertrag, eine Mahnung, eine Kündigung oder eine Abrechnung, prüfe und gebe ich persönlich frei. Bonitätsprüfungen stützen sich auf Selbstauskünfte oder eine SCHUFA-Auskunft, die ich selbst bewerte; ein Profiling findet nicht statt.