Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

1. Verantwortlicher

Adrian Rottensteiner
Bildstock 26
88085 Langenargen
E-Mail: rottensteinerhausverwaltung@gmail.com

2. Hosting

Diese Webseite wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH in der EU betrieben (Rechenzentrum Helsinki, Finnland). Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene Ressource, User-Agent). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem stabilen Betrieb). Diese Daten werden ausschließlich technisch benötigt und nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

3. Cookies und lokale Speicherung

Diese Webseite setzt keine Tracking-Cookies. Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies für Login-Sitzungen und CSRF-Schutz sowie eine kleine localStorage-Kennung, um Ihre einmalige Cookie-Hinweis-Bestätigung zu speichern. Eine Einwilligung im Sinne von § 25 Abs. 1 TDDDG ist hierfür nicht erforderlich.

4. Kontakt- und Anfrageformulare

Wenn Sie über das Kontaktformular, die Eigentümer-Vormerkung, die WEG-Anfrage oder die Schadensmeldung Daten an uns senden, erhalten wir Ihre Angaben per E-Mail zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Es wird dafür kein separates Formular-Archiv in der Web-App angelegt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder lit. f (berechtigtes Interesse an Beantwortung Ihrer Anfrage).

Wir erheben nur, was wir für die Anfrage benötigen — typischerweise Name, Kontaktdaten und die von Ihnen freiwillig gemachten inhaltlichen Angaben (Anliegen, Mängelbeschreibung). E-Mail-Korrespondenz zu laufenden Anfragen speichern wir in unserem Mail-Postfach gemäß den üblichen Aufbewahrungsfristen.

5. Mieter- und Eigentümerportal

Für den Zugang zum geschützten Bereich nutzen wir ein Magic-Link-Verfahren: Sie geben Ihre E-Mail-Adresse ein und erhalten einen einmaligen Anmelde-Link. Es werden keine Passwörter verarbeitet. Der Link verfällt nach 15 Minuten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

6. Mietverhältnisse und Verwaltungsmandate

Im Rahmen bestehender Miet- oder Verwaltungsverträge verarbeiten wir die für die Vertragsdurchführung notwendigen Daten (u. a. Stammdaten, Bank- und Zahlungsdaten, Kommunikation, Schadens- und Wartungsvorgänge, Mietpreisanpassungen, Nebenkostenabrechnungen). Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen, etwa nach AO, HGB, GwG, BetrKV, GEG).

Speicherdauern richten sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten — typischerweise 6 Jahre für Geschäftskorrespondenz (§ 257 HGB) und 10 Jahre für Buchungsbelege (§ 147 AO). Nach Ablauf wird vollständig gelöscht.

7. Auftragsverarbeiter und externe Dienste

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir technische Dienstleister ein. Wo wir Auftragsverarbeiter einsetzen, schließen wir vor dem Verwaltungsstart Verträge nach Art. 28 DSGVO ab; die entsprechenden Vereinbarungen sind in Vorbereitung. Eingesetzt werden insbesondere:

• E-Mail-Versand und -Empfang: Google Ireland Limited (Gmail-Konto, EU-Standorte)
• Telefonie: Voice-Provider (sipgate / Twilio — Standardvertragsklauseln)
• Hosting: Hetzner Online GmbH, Server-Standort EU (Finnland)

Bei Anbietern mit US-Mutter (etwa Google) erfolgt die Verarbeitung im Rahmen des EU-US-Data-Privacy-Frameworks; ergänzend werden EU-Standardvertragsklauseln vereinbart.

8. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)

Wir nutzen KI-Modelle als Werkzeug zur Vorsortierung von Mails, zur Vorbereitung von Antworten und zur Triage eingehender Anliegen. Endgültige Entscheidungen trifft immer ein Mensch — eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Eingesetzte Modelle: Anthropic Claude (Anthropic PBC, USA — keine Trainings-Verwendung Ihrer Daten) sowie ergänzend OpenAI-kompatible Anbieter über OpenRouter. Die datenschutzrechtlichen Grundlagen für diese Anbieter (Auftragsverarbeitung bzw. Standardvertragsklauseln) werden vor dem Verwaltungsstart geschlossen und sind in Vorbereitung. Wir senden nur die für die jeweilige Aufgabe nötigen Inhalte. Personenbezogene Daten werden nicht zum Training verwendet. Sie können jederzeit widersprechen — wir bearbeiten Ihre Anfrage dann manuell.

9. Notfall-Push-Benachrichtigungen

Für interne Benachrichtigungen des Verwalters über kritische Vorgänge kann künftig ein Push-Dienst (Telegram, Telegram FZ-LLC, Dubai) eingesetzt werden. Dieser Dienst ist derzeit nicht aktiv. Sofern er aktiviert wird, dient er ausschließlich der Benachrichtigung des Verwalters selbst; eine Weiterleitung Ihrer personenbezogenen Daten an Telegram findet dabei nicht statt.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an rottensteinerhausverwaltung@gmail.com.

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstraße 10a, 70173 Stuttgart, baden-württemberg.datenschutz.de.

12. Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO mit Ihnen gegenüber rechtlicher Wirkung findet nicht statt. KI-Modelle werden ausschließlich zur Vorbereitung eingesetzt — etwa zur Vorsortierung eingehender Mails, zur Klassifikation von Anliegen oder zur Erstellung von Antwort-Entwürfen (siehe Abschnitt 8). Jede rechtlich oder wirtschaftlich wirksame Aktion (Mietvertragsabschluss, Mahnung, Kündigung, Abrechnungsfreigabe) wird vor der Ausführung durch einen Menschen geprüft und freigegeben.

Bonitätsprüfungen erfolgen ausschließlich auf Grundlage von Ihnen vorgelegter Selbstauskünfte oder klassischer SCHUFA-Auskünfte — die Bewertung erfolgt manuell. Es findet kein automatisches Profiling statt.